CÔNG VIỆC KHẨN CẤP VÀ CÁCH TRÁNH XA CHÚNG VỚI OKR

Mọi người thường truyền tai nhau rằng họ sẽ làm việc tốt và hiệu quả hơn khi công việc bắt đầu trở nên cấp bách. Nhưng thực ra, điều này đôi lúc không đúng và thỉnh thoảng còn làm cho công việc trở nên cực kì tồi tệ. Là một nhân viên marketing, tôi rất hiểu về những công việc mang tính cấp bách khi đã có một thời gian tôi bị kẹt trong cái bẫy mang tên “những công việc khẩn cấp”, và may mắn thay, tôi có thể nhận ra sớm sự nguy hại của vấn đề để tìm cách ngay lập tức khắc phục.

1. Tại sao bạn luôn ở trong trạng thái khẩn cấp

Có nhiều lí do khiến cho những ‘những công việc khẩn cấp’ này xảy ra liên tục với bạn:

a. Dành thời gian cho những việc lặt vặt trước:

Với một câu chuyện quen thuộc, giả sử những công việc quan trọng của bạn hay công ty là những viên đá lớn, trong khi những việc kém quan trọng hơn thì là những hòn đá nhỏ hơn. Nếu bạn cố gắng lấp đầy cái hũ thủy tinh với những hòn đá nhỏ trước thì những viên đá lớn không thể nào chen chân vào cái hũ trên, và lúc đó bạn mới cuống cuồng bỏ bớt những hòn đá nhỏ kia để nhồi nhét công việc lớn vào. Đến lúc này, bạn phần nào đã làm hỏng cái hũ ‘cuộc sống’ mới tinh và đẹp đẽ của mình với những vết xước không đáng có. Câu chuyện trên đã phần nào giải thích được lí do tại sao bạn cần đặt những công việc quan trọng lên hàng đầu để mà không phải nháo nhào lên khi mọi chuyện gần như đã rồi và biến chúng thành những ‘công việc khẩn cấp’lẽ ra không đáng có.

b. Nhầm lẫn giữa quan trọng và cấp bách:

Có thể một vài lần bạn đã phải trải qua sự hối thúc của cấp trên, đồng nghiệp thậm chí là cấp dưới khi thực hiện một công việc nào đó trong tổ chức của mình. Những việc như vậy đã từng được tôi xếp trong danh sách các công việc khẩn cấp, nhưng trên thực tế, có nhiều hoạt động không cần đặt vào danh sách này, nhưng bởi vì chính tính cách chần chừ trong công việc nên những thứ có thể hoàn thành nhanh chóng lại trở thành những việc làm khẩn cấp sau một, hai ngày hay ngay cả hạn chót của bạn là sau một tuần làm việc.

c. Bản thân bạn thích những công việc cấp bách:

Mặc dù tác dụng của sự khẩn cấp là không thể chối cãi khi điều này tạo ra những áp lực mang tính tích cực cho công việc như rút ngắn thời gian hoàn thành nhiệm vụ, tăng khả năng giải quyết nhiều vấn đề trong cùng một khoảng thời gian. Vì vậy, phần lớn cá nhân bắt đầu cảm thấy ‘sống chung với khẩn cấp’ là điều vô cùng cần thiết với họ.

Trở lại thời đi học, chắc chắn không ít lần tôi sử dụng sự cấp bách để đánh lừa bộ não và kích thích nó làm việc với công xuất tối đa, nhất là gần các kỳ thi. Thói quen này bắt đầu hình thành và đeo bám tôi đến tận ngày đi làm và thay vì những kì thi thì các công việc được giao luôn bị bạn ngó lơ cho đến khi hạn chót gần kề. Nếu thực sự vấn đề này xảy ra liên tục trong quá trình học tập cũng như làm việc của bạn thì chắc chắn ‘ý thức về sự cấp bách’ (sense of urgency) đã nhiễm sâu vào bạn. Về lâu dài, nó trở thành một thói quen mà nếu bạn không kiểm soát được nó tốt thì hậu quả thực sự không hề nhỏ.

2. Những ảnh hưởng của cấp bách

a. Thiếu tầm nhìn tổng quát hướng đến mục tiêu:

Khi làm việc cấp bách, chắc chắn rằng bạn sẽ chẳng còn thời gian mà ngó trước ngó sau hay nhìn bức tranh toàn diện của tập thể. Bạn sẽ quên mất rằng việc bạn đang làm ảnh hưởng thế nào đến những đồng nghiệp đang làm cùng bạn. Từ đó sẽ gây ra ít nhiều sự chồng chéo hoặc không ăn khớp giữa các cá nhân và phòng, ban khác trong tổ chức. Đặc biệt là trong các những ngành mà tính phối hợp tập thể luôn được đề cao vì thời gian gấp rút và đòi hỏi sự nhịp nhàng giữa các bộ phận như quảng cáo sáng tạo, sản xuất phần mềm, marketing,…

Sự chệnh choạng này sẽ dẫn đến mục tiêu lớn nhất của tập thể bị ảnh hưởng hoặc đi chệnh hướng do “sự cấp bách” hoàn thành công việc của bạn không đồng bộ với các bộ phận còn lại và gây ảnh hướng, nhẹ có thể chậm tiến độ, năng có thể phá hỏng cả một dự án.

b. Sự sáng tạo trong công việc bị hạn chế:

Ngay cả với những công việc khô khan nhất thì sáng tạo vẫn là điều cần thiết để một cá nhân có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của họ. Tuy nhiên với những hoạt động cần phải thực hiện ngay lập tức thì sáng tạo lại khó có thể diễn ra trong tiến trình công việc. Tập trung là điều kiện cần để sáng tạo có thể xảy ra trong đầu mỗi người chúng ta, nhưng với khoảng thời gian gấp rút còn lại để thực hiện công việc cùng với áp lực khách quan (sếp, đồng nghiệp, khách hàng,…) và chủ quan (công việc chính, gia đình,…) thì sáng tạo thật khó để chạm tới.

c. Ảnh hưởng tới giao tiếp nội bộ:

Giao tiếp là một trong những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của một tổ chức. Việc luôn phải chạy nước rút cho những công việc cấp bách hẳn sẽ gây ra sự rối rắm, gián đoạn trong công việc liên lạc giữa mọi người trong cùng một tập thể. Từ đó, tiến trình hoạt động của công ty bạn trở nên tệ đi và nếu không được khắc phục kịp thời thì mọi thứ bạn làm từ trước tới giờ đều có thể bị đổ bể.

Đừng đợi đến khi mọi người phải hét lên với nhau và cả với bạn: “Việc này làm đến đâu rồi?”, “Tại sao cậu lại chưa hoàn thành những giấy tờ này?”,… Nó không những gây ra tranh cãi, bất đồng trong quá trình làm việc giữa các nhân sự với nhau, điều này còn ngăn cản bạn tập trung vào hoàn thành công việc khi phải liên tiếp nhận những lời lẽ cáu kỉnh của đồng nghiệp. Bạn chưa có đủ áp lực nữa hay sao?

d. Chất lượng công việc bị giảm sút:

Hai hậu quả được kể trên đều dẫn tới một hệ quả lớn hơn đó là năng suất và chất lượng công việc của bạn sẽ không đạt được như yêu cầu đặt ra. Điều này ảnh hưởng không chỉ tới cá nhân bạn mà nó còn gây khó khăn cho đồng nghiệp, cấp trên, còn có thể là cấp dưới của bạn. Và từ đó có hai trường hợp xảy ra cho bạn. Một là, nếu may mắn nhận ra được hiệu quả công việc cá nhân quá yếu kém thì các đồng nghiệp sẽ bắt đầu gánh vác cả phần việc của bạn khi công việc của họ dính tới phần bạn được phân công. Còn nếu không may, đồng nghiệp hay cấp trên của bạn không nhận ra kết quả tệ hại trong công việc của bạn thì các phân đoạn còn lại sẽ bị yếu kém theo và kết quả công việc sẽ không được như mong đợi. Trong vòng một, hai hoặc ba tháng, nếu như nhà quản lý hay lãnh đạo của bạn không nhận ra điều đó thì toàn bộ công sức của toàn bộ máy hoạt động sẽ “đổ sông, đổ bể” trước khi chiến dịch kết thúc.

Và chúng ta đi đến một kết luận là: sự gấp rút gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả làm việc.

3. OKR có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này

Sau một thời gian áp dụng ‘ý thức về sự khẩn cấp’ vào phần lớn công việc được giao cũng như những công việc cá nhân thì tôi đã hoàn toàn mắc vào cái bẫy ‘khẩn cấp’, và chỉ đến khi công ty của tôi bắt đầu sử dụng lý thuyết OKR vào tổ chức thì những công việc mang tính cấp bách mới bắt đầu rời khỏi thời gian biểu hằng ngày của tôi.

Nếu bạn chưa rõ về lý thuyết OKR (Objectives and Key Results) thì bạn có thể tìm hiểu thêm tại đây. Còn dưới đây tôi xin liệt kê ra một số lợi ích mà khiến cho OKR có thể giúp bạn đẩy lùi thói quen ‘nước đến chân mới nhảy’ của mình.

a. Tính minh bạch

Dựa vào sự minh bạch giữa các cá nhân trong tổ chức, thành viên nào cũng có thể kiểm tra xem ai là người chịu trách nhiệm đang thực hiện nhiệm vụ gì trong một tiến trình làm việc. Điều này cho phép bạn có thể ngay lập tức liên lạc cá nhân đó khi một vấn đề phát sinh và tránh việc đến hạn chót mới phát hiện vấn đề và từ đó những công việc bình thường trở thành những công chuyện khẩn cấp.

b. Sự theo dõi mang tính định hướng

OKR giúp bạn đưa ra những kế hoạch thực tế trong một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành những công việc này. Vì vậy bạn không cần phải lo về việc phải phân định ra những công việc nào là quan trọng, cái nào là cấp bách hoặc nhiệm vụ nào chưa cần thiết tại thời điểm hiện tại. Bên cạnh đó, nếu bạn sử dụng những công cụ phục vụ cho OKR như các trang tính hoặc những phần mềm như Goalify thì bạn còn có thể biết được công việc của mình đang theo tiến độ, đang bị chậm trễ hay là những nhiệm vụ đang thực hiện vẫn đang suôn sẻ. Nhờ vào những công cụ này, nhà quản lý hay các nhân viên cấp cao có thể điều chỉnh các kế hoạch chính của công ty được phù hợp hơn với thời gian biểu thực của công ty nói chung và từng thành viên nói riêng. Điều này giúp bạn hạn chế sự chậm trễ trong công việc, một nguyên nhân làm cho mọi thứ trở nên khẩn cấp khi hạn chót đến gần.

c. Sự công nhận

Điều hiển nhiên mà ai cũng biết là sự khen ngợi khiến chúng ta hạnh phúc. Tự hào và thích thú chính là phản ứng mà những người nhận được sự tán dương hoặc những phản hồi mang tính tích cực. Điều này đều do hormone Dopamine được giải phóng trong cơ thể chúng ta. Từ những cảm xúc tích cực trên, nhân viên của bạn sẽ nỗ lực nhiều hơn để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Vì vậy, sự ca ngợi sẽ làm tiền đề cho sự thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, giúp cho nhân viên phần nào đẩy lùi sự chần chừ trong công việc – một trong những nguyên nhân gây ra sự cấp bách trong công việc. OKR hoạt động theo nguyên tác minh bạch, vì vậy sự công nhận một hay một nhóm cá nhân đều được toàn bộ tổ chức nhìn nhận được và không những thúc đẩy tinh thần một cá nhân đó, chính cả tập thể của bạn có nhận thức được cần phải làm gì (ví dụ như ngưng hành động chần chừ khi bắt tay làm một nhiệm vụ gì đó).

Bạn có thể tìm hiểu thêm về những lợi ích của OKR đối với tổ chức của mình không chỉ trong việc hạn chế những công việc cấp bách trong trang Blog của Goalify tại đây.